Perusahaan kerap menghadapi dua kebutuhan sekaligus: pengemudi tetap harus melayani operasional, tetapi waktu untuk pengembangan kompetensi juga perlu disediakan. Solusinya bukan selalu mencari satu hari ketika seluruh armada kosong. Jadwal pelatihan bisa disusun berdasarkan pola perjalanan, tingkat kebutuhan layanan, dan ketersediaan peserta.

Petakan jam sibuk sebelum menentukan tanggal

Mulailah dari data sederhana: jam kendaraan paling banyak digunakan, jadwal pengiriman atau antar-jemput tetap, dan periode ketika permintaan perjalanan meningkat. Minta masukan supervisor operasional, bukan hanya HR atau GA. Dari sini, perusahaan dapat mengidentifikasi jendela waktu yang lebih realistis untuk melepas sebagian pengemudi mengikuti kegiatan.

Bagi peserta berdasarkan fungsi dan kebutuhan

Pembagian batch tidak harus semata-mata berdasarkan urutan nama. Pertimbangkan jenis kendaraan, tugas pengemudi, shift, lokasi kerja, dan siapa yang bisa saling menggantikan. Misalnya, driver yang menangani layanan direksi mungkin perlu kelompok berbeda dari driver logistik jika jadwal penugasannya tidak dapat dipertukarkan. Usahakan setiap batch memiliki komposisi yang masuk akal dan penanggung jawab kehadiran yang jelas.

Konfirmasi jumlah driver yang harus tetap bertugas

Sebelum mengunci batch, tentukan kebutuhan personel minimum untuk operasional pada tiap hari. Jika perusahaan membutuhkan delapan driver aktif dan memiliki total dua belas driver, peserta yang dilepas untuk training harus memperhitungkan jadwal cuti, kendaraan cadangan, dan perubahan tugas mendadak. Angka tersebut hanya contoh perencanaan, bukan patokan jumlah peserta untuk semua perusahaan.

Diskusikan pilihan format dan lokasi

Untuk kebutuhan tertentu, sesi online dapat mengurangi kebutuhan mobilisasi peserta. Sementara itu, program yang memerlukan kegiatan langsung atau praktik membutuhkan pengaturan lokasi dan fasilitas tersendiri. Pilih format berdasarkan tujuan kegiatan, bukan sekadar mencari pilihan yang paling singkat. Jelaskan kebutuhan tersebut ketika meninjau daftar program training perusahaan agar opsi pelaksanaan dapat dibicarakan.

Siapkan jadwal cadangan dan komunikasi peserta

Buat daftar peserta utama, peserta pengganti bila relevan, jadwal pemberitahuan, dan batas akhir perubahan. Cantumkan lokasi, waktu mulai, perlengkapan yang perlu dibawa, serta PIC yang dapat dihubungi. Bila ada perubahan operasional mendadak, supervisor dan penyelenggara perlu menerima informasi yang sama agar absensi dan kesiapan kegiatan tidak terganggu.

Evaluasi setelah batch pertama

Setelah batch pertama selesai, periksa apakah layanan perusahaan tetap berjalan, apakah peserta hadir sesuai rencana, dan apakah durasi perjalanan menuju lokasi menimbulkan kendala. Temuan ini dapat dipakai memperbaiki batch berikutnya. Pendekatan bertahap membuat jadwal lebih mudah disesuaikan daripada memaksakan satu rancangan untuk semua bagian perusahaan.

Bila kebutuhan peserta dan tanggal masih berubah, mulailah dengan estimasi jumlah driver, jenis tugas, kota pelaksanaan, serta pola shift. Empat informasi tersebut sudah cukup untuk memulai pembicaraan tentang alternatif jadwal.

Contoh pembagian batch yang mudah dievaluasi

Bayangkan perusahaan memiliki tiga kelompok tugas: layanan kantor, perjalanan lapangan, dan pengiriman barang. Alih-alih menggabungkan semua driver tanpa mempertimbangkan jadwal, supervisor dapat menandai jam sibuk masing-masing kelompok dan mengajukan dua atau tiga opsi tanggal. Diskusikan opsi ini dengan penyelenggara, lalu pilih pembagian yang memenuhi kebutuhan operasional.

Penetapan peserta perlu dikonfirmasi tertulis kepada supervisor dan setiap driver agar tidak ada dua penugasan pada waktu yang sama. Jika perusahaan masih menentukan ruang lingkup program, gunakan enam informasi sebelum meminta penawaran training sebagai checklist awal. Setelah semua pihak menyetujui jadwal, tunjuk satu PIC untuk menangani perubahan peserta dan koordinasi lokasi.

Pertanyaan yang sering diajukan

Kapan sebaiknya jadwal training ditetapkan?

Setelah kebutuhan minimal driver aktif, rentang waktu kegiatan, dan ketersediaan penyelenggara dibahas bersama. Siapkan waktu untuk konfirmasi peserta.

Apakah semua batch harus memiliki peserta yang sama banyak?

Tidak harus. Jumlah peserta per batch perlu disesuaikan dengan kapasitas program, ketersediaan pengemudi, dan kebutuhan operasional perusahaan.