Pergantian pengemudi sering terjadi ketika shift berubah, kendaraan dipakai bergantian, atau satu unit dipindahkan ke tim lain. Tanpa catatan serah terima, pertanyaan sederhana seperti “baret ini sudah ada sejak kapan?” bisa sulit dijawab. Checklist singkat membantu kedua pihak mengetahui kondisi kendaraan ketika tanggung jawab berpindah.

Kapan checklist perlu digunakan?

Gunakan pada awal atau akhir shift, ketika kendaraan dipinjamkan ke unit kerja lain, atau setelah kendaraan kembali dari tugas yang berbeda. Perusahaan dapat menyesuaikan frekuensinya dengan sistem operasional. Yang penting, waktu pencatatan dan identitas pihak yang menyerahkan serta menerima jelas. Jangan menunda pengisian sampai beberapa hari setelah kendaraan berpindah tangan.

Enam bagian penting pada formulir serah terima

1. Identitas dan waktu

Catat nomor polisi atau kode unit kendaraan, tanggal, jam, lokasi serah terima, nama penyerah, dan nama penerima. Bila pergantian berlangsung antardivisi, cantumkan unit kerja masing-masing.

2. Kilometer dan bahan bakar

Tulis angka odometer saat serah terima serta kondisi indikator bahan bakar atau energi kendaraan. Gunakan satuan yang konsisten agar catatan perjalanan berikutnya dapat dibandingkan.

3. Kondisi eksterior dan interior

Periksa kondisi yang terlihat, seperti kaca, bodi, lampu, ban, kebersihan kabin, dan kerusakan yang telah diketahui. Bila ada temuan, jelaskan lokasinya secara spesifik dan tambahkan foto melalui kanal dokumentasi perusahaan jika prosedurnya mengizinkan.

4. Perlengkapan dan dokumen

Periksa keberadaan kunci, dokumen kendaraan yang memang harus tersedia, serta perlengkapan yang ditetapkan perusahaan. Jangan hanya menandai “lengkap” tanpa memastikan item yang tercantum pada daftar internal.

5. Temuan dan tindak lanjut

Catat gejala atau kerusakan yang dilaporkan, kapan pertama kali diketahui, dan kepada siapa masalah diteruskan. Kendaraan yang menunjukkan masalah keselamatan tidak boleh otomatis dinyatakan siap digunakan hanya karena formulir sudah ditandatangani. Ikuti prosedur inspeksi dan keputusan kelayakan dari pihak berwenang di perusahaan.

6. Konfirmasi kedua pihak

Sediakan kolom nama dan tanda tangan atau persetujuan digital sesuai sistem perusahaan. Jika serah terima tidak dapat dilakukan secara langsung, tuliskan metode konfirmasi yang digunakan serta PIC yang memeriksa catatan.

Contoh format checklist sederhana

Formulir ini hanya contoh administratif, bukan pengganti pemeriksaan teknis kendaraan. Untuk proses sebelum berangkat, baca juga panduan pre-trip inspection kendaraan operasional.

Alur jika ditemukan masalah saat serah terima

Apabila penerima menemukan kerusakan atau kelengkapan yang tidak sesuai, catat temuan sebelum kendaraan digunakan lebih lanjut. Foto dan uraian perlu mencantumkan waktu serta lokasi agar mudah ditelusuri. Penerima kemudian melapor melalui kanal yang ditetapkan perusahaan; supervisor atau petugas yang berwenang menentukan pemeriksaan lanjutan dan keputusan penggunaan unit.

Serah terima kendaraan juga berkaitan dengan pengaturan penugasan. Jika unit dipakai untuk perjalanan dinas, cocokkan identitas pengemudi, kendaraan, dan jadwal dengan surat tugas perjalanan dinas driver. Simpan formulir di lokasi yang disepakati agar catatan shift sebelumnya dapat dilihat oleh petugas berikutnya. Checklist akan berguna ketika temuannya benar-benar ditindaklanjuti, bukan hanya menjadi bukti bahwa kertas telah diisi.

Pertanyaan yang sering diajukan

Apakah checklist serah terima menggantikan inspeksi kendaraan?

Tidak. Checklist serah terima mencatat perpindahan tanggung jawab, sedangkan pemeriksaan teknis mengikuti prosedur kelayakan dan keselamatan kendaraan.

Siapa yang menindaklanjuti temuan kerusakan?

Tentukan PIC sesuai prosedur perusahaan. Temuan perlu dicatat dan diteruskan kepada supervisor atau petugas yang berwenang memutuskan tindak lanjut.